PREGUNTAS DE ARCHIVO

En cumplimiento del Acuerdo N° 042 de 31/Octubre/2002 del Archivo General de la Nación y lo señalado en el numeral 5 del artículo 34 de la ley 734 de 2002, es un deber de cada servidor público custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. Así mismo y de acuerdo con el numeral 13 del artículo 35 de la mencionada ley, está prohibido a los servidores públicos ocasionar daño o dar lugar a pérdidas de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razones de sus funciones.

Las TRD son una herramienta gerencial elaborada para cada dependencia y adoptada por la Administración Central. Es un listado de series y subseries correspondientes a tipos documentales producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales  se asigna el tiempo de permanencia en cada fase del archivo.

La clasificación consiste en identificar las series y subseries documentales de la Dependencia a través de su gestión. Es por ello que las diferentes dependencias  de la Administración central de la Gobernación, con fundamento en la tabla de retención documental TRD,  identificarán los tipos documentales producidos en desarrollo de la gestión administrativa.
Tenga en cuenta que los registros que no estén contenidos en las TRD no pueden constituir un archivo.

La correspondencia tanto emitida como recibida, que forma parte de un expediente, se ordena con dicho expediente. La correspondencia que acompaña a una información importante, facturas, informes u otros documentos, se archiva en función de esta información adjunta, esta debe archivarse en las carpetas del asunto que tenga relación.

NOTA: Para las Comunicaciones también conocidas como correspondencia no deben conformarse carpetas con correspondencia interna externa recibida enviada o despachada ya que toda comunicación que recibe una entidad debe relacionarse con una serie documental (Acuerdo 060 de 2001 AGN) La correspondencia que se organiza como tal es la que no forma parte de un expediente ni acompaña a una información importante es decir que se limita a una información más genérica. La correspondencia no se debe clasificar y ordenar por entradas y salidas solo que cada carta debe ir unida a su respuesta

Consiste en retirar los documentos que no correspondan a la Serie o Subseries que está conformando, no archive en las carpetas documentos en borradores que ya fueron presentados o duplicados, manuscritos no oficiales, recortes de prensa, formatos, papelería, tarjetas de invitaciones, folletos de seminarios, fotocopias de legislaciones y cualquier tipo de documento no producido por la unidad, o que no corresponda a sus funciones, sobres de correo cuando no constituyan piezas probatorias, documentos personales, documentos sin firmas, etc.

Consiste en retirar el material metálico (ganchos legajadores metálicos, ganchos clips, ganchos de cosedora), cintas y cualquier otro elemento que pueda producir deterioro a los documentos. Para usar ganchos de cosedora se recomienda usar un rectángulo en papel reciclado para proteger el documento de la oxidación de este material.

  • A los documentos originales evitar subrayarlos aplicarles resaltadores, hacerles anotaciones u otro tipo de marcas ya que alteran los documentos y dificultan obtener imágenes nítidas cuando se microfilman o van a ser fotocopiados.
  • Al iniciar el trámite de los asuntos de la Dependencia los documentos producidos o recibidos deben ser incorporados al expediente correspondiente.
  • Dejar documentos si archivar puede ocasionar perdida, deterioro  físico y se convierte en un obstáculo para la buena marcha de las actividades administrativas; es mejor archivar de manera permanente y no periódica.
  • Los documentos deben ser guardados en carpetas desacidificada 4 aletas de 320 gramos

Para asuntos excepcionales, de perforar los documentos, tenga presente:

  • Los documentos deben ser alineados en la parte superior, No en el centro.
  • Debe tomar con base o guía  una hoja oficio, siempre y cuando se emplee en el expediente ese tamaño.
  • Utilizar ganchos para legajar completamente plásticos
  • Perforar en espacios en blanco, no donde exista información.

La ordenación es la operación que consiste en unir un conjunto de documentos, relacionándolos unos a otros de acuerdo a una unidad de orden establecida de antemano. Algunos métodos de ordenación se nombran a continuación;

  • Alfabético: Basándose en una palabra que identifique los documentos (temático, onomástica y toponímico- nombres y lugares)
  • Cronológico: Se realiza la ordenación por la fecha de los documentos.
  • Numérico: Se toma como referencia un número atribuido a los documentos (ordinal y el cronológico)
  • Mixto: Combina  los signos alfabéticos y numéricos (alfanumérico, ordinal, cronológico)

Como documentos que son, la metodología y la técnica archivística no puede variar, tendrán las mismas notas esenciales que los documentos soporte papel y seguirán los mismos criterios para su organización y descripción.

  • Para clasificación (fotografías, casetes, discos de acetatos, VH, CDS, deben clasificarse atendiendo a los principios de procedencia, quedarán agrupados por clase y tipo de formato (fotografías, materiales audiovisuales como videos, películas y materiales sonoros). Una vez reunidos de esta manera, se aplicará el método de ordenación que se haya determinado según la necesidad y función de cada dependencia manteniendo el orden original (alfabético, cronológico, numérico, etc.) La dependencia productora determinará de acuerdo a la naturaleza del soporte y a las características de los documentos, los tipos de estantes y muebles que pueda emplearse la guarda y conservación de este material.
  • Del Expediente Electrónico: Los expedientes electrónicos de archivo deben crearse a partir de las series documentales establecidas en los cuadros de clasificación documental adoptados por casa entidad, desde el primer momento en que se inicia un trámite o procedimiento hasta la finalización del mismo. Igualmente se conformarán con la totalidad de los documentos de archivo acumulados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento, independientemente del tipo de información y formato, y deben agruparse formando series y subseries documentales, las cuales se encuentran establecidas en las respectivas TRD

Cuando el material por su tamaño o tipo (Planos, Videos, CD´s, Disquettes, revistas, periódicos, etc.), se encuentre separado físicamente de la carpeta, se debe dejar constancia de su lugar de destino y en este se indicará su procedencia -Referencia Cruzada-

El objetivo de esta actividad es el de controlar la cantidad de folios (hojas) de una unidad de conservación (carpeta, libro, legajo, caja, etc.) para evitar que existan faltantes, y evidenciar el respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística, pues la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa.

  • Realice la foliación de los documentos en el orden que van llegando al momento o en el que se incorporan al expediente.
  • Enumere los folios en el extremo superior derecho, con lápiz de mina negra y blanda (HB), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente.
  • Debe tenerse cuidado de no repetir los números o de omitirlos como tampoco dejar de enumerar algún folio.
  • Debe ser consecutiva  de 1 a Zn independientemente del número de carpetas. Los expedientes contenidos en más de una unidad de conservación, la foliación de la segunda será la continuación de la primera. (Ejemplo: Carpeta 1:1-200, Carpeta 2: 201-400)
  • Cuando en la carpeta se encuentren planos, mapas, dibujos, etc., éstos tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde aún si se encuentran plegados. En el Formato Único de Inventario FUID, se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores, titulo, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes.

“Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases”. Art. 26- Ley 594 del 2000
Una vez organizadas las carpetas y foliadas debidamente, proceda a actualizar el inventario documental, diligenciando el FUID Código F.GD.01 Versión: 2, de esta manera tendrá el control sobre los documentos de su archivo y adelantará el trabajo para la fecha en que se realice transferencias de los documentos al Archivo Central.

Todos los expedientes deben incorporar la hoja de control (índice o tabla de contenido), durante la etapa activa o tramite del expediente (archivo de gestión), en la cual se lleve el registro individual de los documentos que lo conforman (información básica de cada tipo documental), y antes del cierre realizar la respectiva foliación de manera que cuando se haga la transferencia primaria, los expedientes deben ir acompañados de la hoja de control al inicio de la carpeta, no se debe foliar porque no es parte integral del expediente.
Si se desea se puede diligenciar en los demás tipos documentales (opcional).

 

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 2014

LISTADO SERIES Y SUBSERIES TRD GOBERNACIÒN DELMETA 2014
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